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六步“劍法”助力函件提質

       函件是我們與甲方、監(jiān)理、分包、供應商等合作方溝通的“官方語言”，是記錄工程過程、明確各方責任、解決爭議問題、保障企業(yè)權益的關鍵法律憑證和管理工具。一封高質量的函件，抵得過十次無效的口頭爭吵。

       為進一步加強集團及下屬單位工程函件的撰寫水平，9月28日下午，集團公司在建都大廈14樓會議室組織開展了“工程函件寫作實務培訓”。本次培訓由集團公司律師事務部部長解健進行函件寫作技巧講解，并由董事長陳向陽進行實務寫作方法培訓。集團總部全體人員，在啟各下屬單位主要負責人、經(jīng)營負責人、項目技術負責人及黨支部書記等150余人參加培訓。
       解健圍繞函件的法律意義與風險防范要點展開。他從函件的法律屬性入手，系統(tǒng)闡述了工程聯(lián)系單、告知函、催款函等常見函件的基本結構、用語規(guī)范及寫作要點，結合典型案例，深入淺出地講解了函件撰寫中常見的誤區(qū)與潛在法律風險。
       陳向陽董事長以《運用六步“劍法”，助力函件提質》為題，開展了一場極具實戰(zhàn)性的工程函件寫作培訓。他指出，工程函件主要存在“主體不對、情況不明、內(nèi)容不全、責任不清、舉措不實、文字不精”等六大問題，并針對性地提出六步“劍法”，提升函件質量：

       1、明確主體，解決“主體不對”
       強調(diào)函件發(fā)送必須“找對人”，嚴格對照合同約定，建立關鍵聯(lián)系人清單，規(guī)范函件抬頭與落款。

       2、查明事實，解決“情況不明”
       提出運用“5W1H”要素法與證據(jù)鏈思維，做到用數(shù)據(jù)說話、讓事實發(fā)聲。

       3、構建框架，解決“內(nèi)容不全”
       采用“背景-問題-依據(jù)-訴求-要求”五步法結構，構建邏輯閉環(huán)。

       4、厘清邊界，解決“責任不清”
       寫作中要做到立場堅定、責任歸屬明確，總的原則是：不增加自己的義務，不減損自己的權利。

       5、聚焦行動，解決“措施不實”
       主要是對分包商的函件，要將模糊要求轉化為具體、可執(zhí)行的行動計劃，明確具體的負責人和時限，責任到人、各負其責。

       6、錘煉語言，解決“文字不精”
       推行“三審三?！睓C制，力求語言簡潔、準確、專業(yè)。

       陳向陽董事長強調(diào)，每一封工程函件體現(xiàn)的是我們公司的管理水平和專業(yè)素養(yǎng)，更是我們保護自身利益的“法律武器”。他希望大家牢記六步“劍法”，工程函件堅持做到“模板化、案例化、責任化”，讓每一次書面溝通都成為公司穩(wěn)健發(fā)展的堅實基石！
       接下來，集團公司將根據(jù)陳向陽董事長提出的六步“劍法”，加快推進工程函件標準模板的制訂工作，切實提升工程函件的質量與效力。